Как использовать ЭЦП в офисном пакете

Как использовать ЭЦП в офисном пакете. Фото: Andrea Piacquadio, Pexels

Концепцию развития ЭДО правительство утвердило в конце прошлого года. Цифровизации подлежат договоры, оферты и акцепты; акты сверки расчётов; счета; претензии и др. К 2024 году в системы ЭДО планируется перенести 95% счетов-фактур и 70% накладных. Сейчас доля электронных счетов-фактур — всего 9%.

Один из разделов концепции посвящён совершенствованию механизмов использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Это криптографический инструмент, который представляет собой комбинацию паролей для доступа к закрытым информационным системам или верификации предоставленных данных. По большому счету, к ЭЦП можно отнести пару логин-пароль, которую вы вводите на сайте, требующем авторизации, или SMS-код подтверждения операции в банковском приложении.

ЭЦП бывают простыми, неквалифицированными и квалифицированными. В бизнес-целях, для подписывания документов подходят только последние. Это наиболее совершенный и защищённый класс ЭЦП. Он представляет собой файл, который в цифровой форме содержит информацию о том, кто и когда подписал документ, подтверждает наличие у этого человека необходимых полномочий, а также, в случае КЭП, сохраняет информацию об изменениях, которые вносились в документ после подписания.

Сертификат квалифицированной цифровой подписи выдают аккредитованные удостоверяющие центры. В один их них необходимо подать заявление о выдаче ЭЦП, учредительные документы организации, выписку из ЕГРЮЛ и свидетельство о постановке заявителя на учёт в ФНС. Удостоверяющий центр запишет сертификат и ключи КЭП на сертифицированную электронную карту или флэшку.

В дальнейшем для использования подписи потребуется также специализированное приложение. Один из наиболее известных продуктов такого рода — программа «Крипто ПРО CSP», разработанная одноименным удостоверяющим центром. Она относится к криптопровайдерам — т. е., программным модулям, которые устанавливаются на компьютеры пользователей и обеспечивают защиту информации на них от несанкционированного доступа.

«Крипто ПРО CSP» - платная программа. Лицензия на её использование стоит 2,7 тыс. руб. на десктопе и 37,5 тыс. руб. - на сервере.

Динамичное распространение ЭЦП в результате стремления органов власти к переходу на электронный документооборот, обусловило интерес этого инструмента со стороны все большего количестве региональных органов власти, которые хотят использовать цифровые подписи не только для электронных запросов, но и для тех, которые поступают «по старинке». Подобный спрос не мог остаться незаметным для разработчиков делового программного обеспечения, в том числе, офисных пакетов. В частности, редактор текстовых документов, входящий в состав «Р7 Офис», поддерживает использование ЭЦП через систему «Крипто ПРО». Сегодня мы, как функционал работает в версии для Windows. О варианте ЭЦП для Linux-клиента расскажем в ближайшем будущем.

Воспользоваться этой функцией можно буквально в два клика: в документе, открытом в «Р7-Офис», нужно выбрать вкладку «Защита» и нажать кнопку «Подпись в PDF» в левом верхнем углу экрана.

Приложение откроет список сертификатов пользователей «Р7», имеющих право ставить ЭЦП под документами. Выбрав свой, нужно нажать кнопку «Подписать» и указать место в документе, в которое будет поставлена подпись. У возможности выбрать его — отнюдь не эстетическое назначение. Функция выбора места для подписи повышает свободу в оформлении документов. Пользователю не приходится думать о том, что подпись закроет какую-либо важную информацию. При этом в печать с информацией о подписи размещается также индивидуальная информация подписанта (ФИО, должность). Стоит отметить, что документ может быть подписан несколькими подписями. Это значит, что печатей с информацией тоже может быть несколько, и разместить их можно, не накладывая друг на друга.

После этого остаётся только указать путь для сохранения документа в формате PDF, ввести пароль для аутентификации подписанта и подтвердить подпись. Подписанный документ будет сохранен в выбранную пользователем папку и готов для дальнейшего использования.

Скачать новую версию Р7-Офис с поддержкой ЭЦП можно здесь.

Подробные инструкции по работе с ЭЦП – на сайте Р7-Офис.