Как ускорить заключение сделок в 3 раза?

Как автоматизировать заключение сделок

Перейти в онлайн, значит, двигаться вместе со временем. Забудьте про отправку документов по почте и сбор макулатуры в офисе — заключайте сделки через электронную почту без распечатки и сканов. Для этой задачи в CRM Клиентская база есть такие инструменты:

Шаблон печати коммерческих предложений и автозаполнение документов. В нашей CRM программе есть механизм — шаблон печати. С его помощью вы можете выписывать счета, акты о выполненных работах, заполнять типовые договора, пользуясь данными из таблиц. Информация в шаблоны договоров может подтягиваться из разных таблиц, а внутри него можно настроить условия — какие абзацы должны быть для контрагента ООО, ИП или даже самозанятого иностранца. 

Например, вы можете прямо из записи в таблице отправить клиенту счет-фактуру или договор на оказание услуг. Настроить шаблон печати можно в формате:

• PDF;
• DOCX;
• EXCEL;
• ODT;
• HTML.

Также можно загрузить в систему разные типы шаблонов договоров: доверенности, купли-продажи, оказания услуг, поставки, учредительные, аренды земли, перевозки грузов и другие. 

Загрузка реквизитов, печати и подписи. В CRM Клиентская база можно загрузить реквизиты вашей компании, скан печати и подписи главного бухгалтера или руководителя. Менеджер поговорил с горячим клиентом — тут же из его карточки в CRM нажал на кнопку «Разослать» и отправил уже готовый документ с печатью и подписью. 

Да, такие документы тоже имеют законную юридическую силу и даже обмениваться бумажными копиями необязательно.   

Почтовый модуль. Настройте e-mail воронку для привлечение новых клиентов и подогревания старых. С помощью инструмента можно разработать формат рекламных и системных писем, — будут уходить автоматически, без вашего участия. В настройках рассылки можно контролировать скорость отправки писем и их конверсию — сколько ушло, провалено или прочитано. 

Если вы отправили договор, вы можете тут же зайти в лог рассылки и проверить его статус — открыл клиент письмо или еще нет. 

Так, с помощью всех этих инструментов вы ускоряете работу менеджеров: не нужно править документ вручную, распечатывать, подписывать и отправлять с доставкой. Достаточно войти в карточку клиента, нажать на «Разослать» и выбрать шаблон коммерческого предложения или договора. Действие займет не больше минуты. Проверено нашими пользователями, менеджерами и тестировщиками. 

Зачем это делать 

Заключение договоров и сделок через CRM-систему сводит к минимум человеческие факторы — меньше ошибок, больше порядка и контроля. Все отправленные документы фиксируются в логах рассылки и карточке клиента. Руководитель сможет отслеживать работу менеджеров онлайн и у него будет четкое понимание, с кем работал менеджер. 

Можно выделить еще три причины, почему давно пора перенести этот бизнес-процесс в CRM:  

Облегчает правку документов. Поля в договоре правит система, а значит они заполняются согласно логике бизнес-процесса. Данные меняются согласно заранее заданным условиям. Менеджер только выбирает пункты, которые нужно заменить. 

Контролирует заключение сделок. Если шаблон печати документа создан в формате PDF — сотрудник не сможет вручную его изменить, даже если скачает. 

Ускоряет процесс выписки документа. Подготовка документа к сделке займет не больше 1 минуты, клиенту не придется долго ждать и он не сможет передумать.  

А это вообще законно 

Ваши настроенные шаблоны печати договоров в CRM-программе имеют такую же юридическую силу, что и обычные документы на бумаге. Заключать договора можно по электронной почте, соблюдая все важные нюансы, которые можно также прописать в CRM-системе. 

Вот какие пункты помогут избежать признания договора незаключенным:

• подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП); 
• прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами; 
• указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Например, можно добавить в шаблон условие о поле с электронной подписью. Если шаблон распечатывается для заключения на месте — вы можете убрать поле одним кликом. Если договор нужно отправить клиенту в другой город — задать автоматическое проставление этого поля. Теперь даже если менеджер не поправит договор — он все равно отправит правильный документ. 

Как настроить шаблоны договоров   

CRM «Клиентская база» — это конструктор, на базе которого любые бизнес-процессы можно настроить без программирования. Здесь вы сможете настроить простые шаблоны договоров самостоятельно, пройдя обучающий курс «Конфигуратора». Правда, это займет дольше времени, чем у специалиста. 

Если у вас сложные бизнес-процессы, для которых нужно дополнительно описать логику — обратитесь к нашим менеджерам. Каждый сотрудник CRM «Клиентская база» проходит подготовку по работе с конструктором. Он поможет найти верное решение, подскажет детали, которых вы можете не учесть, настраивая автоматическое заполнение договора.

Если вы хотите автоматизировать бизнес-процесс, но не готовы потратить на настройку ценное для бизнеса время — закажите услугу у нас. Вы можете проконсультироваться с менеджером в WhatsApp или сразу же заказать нужные услуги по этой ссылке.