Самоизоляция: простые сервисы для перевода сотрудников на удаленку

Всемирная организация здравоохранения советует соблюдать социальную дистанцию, так что компании переходят на удаленную работу. Сложившаяся ситуация ускорила процесс, но тренд на удаленку появился еще в 1970-х и постепенно нарастал до прошлой недели, пока не случился бум:

Данные Google Trends о поиске на тему удаленной работы за 5 лет

Ringostat уже перевел 60 сотрудников на работу из дому, но многим компаниям это только предстоит. Предлагаем свой список musthave-инструментов для слаженной работы удаленной команды.

Удаленный доступ к устройствам

Первое, что любой удаленный сотрудник должен установить на компьютер — программу для удаленного доступа. Мы используем TeamViewer, но на рынке есть масса аналогов (например, бесплатный Chrome Remote Desktop). 

Одна из первых сложностей, с которой вы столкнетесь при переходе на удаленку — особенности личных компьютеров сотрудников. В офисе каждый работает на привычном устройстве, со стабильной интернет-линией и выходом на офисный принтер, а все программы работают безукоризненно.

В первые дни удаленной работы такая «идиллия» будет нарушена. У одного будет постоянно отваливаться WiFi, другой не сможет подключиться к серверу, у третьего не будет устанавливаться нужная программа и так до бесконечности. Часть жалоб будут реальными, часть — банальным саботажем, но со всем этим придется разбираться системному администратору. И куда удобней, если он это сделает удаленно.

Синхронизация с командой по видеочату

Подразделения Ringostat каждое утро проводят 20-минутные встречи, чтобы синхронизироваться и запланировать работу на день. До карантина эти встречи проходили «вживую», теперь же встречаемся в видеочатах. Для этого используем бесплатный сервис Hangouts.

Скачивать и устанавливать программу не нужно, сервис работает в браузере. Кроме того он предустановлен на большинстве телефонов с операционной системой Android.

Основные функции:

• можно отображать изображение с камеры, транслировать рабочий стол или вовсе отключить изображение — тогда другие участники будут видеть аватар аккаунта;
• можно записать звонок и сохранить его на Google Drive, чтобы зафиксировать устные договоренности или подстраховать коллег на случай отключения света или интернета;
• можно присоединиться к разговору со смартфона, на тот же случай.

Это надежный, бесплатный и нетребовательный к мощности компьютера вариант, который подойдет малому и среднему бизнесу. Более того, до 1 июля сервис открыл пользователям доступ к премиум-опциям. Теперь в нем можно проводить конференции до 250 человек и вести стримы на 100 000 пользователей, что будет особенно полезно в образовательной сфере.

Совместная работа над документами

Еще один сервис Google, который мы постоянно используем — Google Диск и все входящие в него пакеты для работы с документами:

• документы;
• таблицы;
• презентации;
• формы.

Доступ к этим сервисам бесплатный, он есть у всех владельцев почт «@gmail.com». 

Владелец документа сам выбирает, кто сможет читать, комментировать или редактировать файл. Сервис сохраняет весь процесс работы над файлом: кто, что и когда изменил. В любой момент документ можно «откатить» хоть до чистого листа.

Общение с клиентами 

Виртуальная АТС

Виртуальная АТС работает без привязки к конкретному месту нахождения пользователя. Совершать и принимать звонки можно в любой точке мира, если там есть интернет.

Вот несколько преимуществ виртуальной АТС перед «физическими» аналогами:

• подключается за один день — для работы достаточно интернета, ноутбука и наушников с микрофоном;
• не нужно нанимать штатного специалиста для обслуживания телефонной станции, этим занимаются сотрудники сервиса АТС;
• можно использовать телефонные номера любых стран и регионов, поэтому колл-центр и отдел продаж можно построить где угодно;
• легко настроить голосовое меню или автоответчик с уведомлением о графике работы на время карантина и т. д.

Мы используем собственную виртуальную АТС Ringostat с дополнительными функциями — «умным» телефоном в браузере и инсайдами о клиентах.

Ringostat Smart Phone 

Ringostat Smart Phone — телефон, встроенный в браузер Google Chrome. Он в режиме реального времени отображает информацию о звонящем клиенте. Еще до того, как менеджер берет трубку, он видит, из какого рекламного канала, источника, кампании собеседник зашел на сайт. Кроме того, здесь отображается список страниц, которые просматривал звонящий. 

При интеграции с CRM в «умный телефон» еще и подтягивается информацию о клиенте.

Расширение для мониторинга открытия писем

Из-за ограничения личных встреч, часть общения с клиентами перейдет в почту. Важно понимать, какую информацию получил клиент, чтобы избежать недопонимания. 

Чтобы прокачать переписку с клиентами, используйте почтовый трекер. Эти программы показывают, какое письмо и сколько раз открыл адресат, посмотрел ли он вложенные файлы, по каким ссылкам из письма перешел. 

Таких программ довольно много, мы используем расширение Unlimited email tracker.

Совместная работа над проектами

При удаленной работе в первую очередь распадается общение между сотрудниками. В офисе можно повернуться к соседнему столу и напомнить коллеге о своей просьбе, а на удаленке неизвестно даже, когда человек увидит текстовое напоминание. Поэтому заведите единую систему работы над задачами, доступную всем сотрудникам.

Наша команда использует сервис ПланФикс. Здесь ставим друг другу задачи, обсуждаем из и мониторим выполнение.

Вот, например, как выглядит рабочая область редактора блога: здесь собраны статьи, которые нужно написать и проверить в ближайшее время. 

Компании до 5 человек, могут использовать сервис бесплатно, но с ограниченным функционалом.

Учет продаж и клиентов в СRM

Отделам продаж и компаниям, которые специализируются на услугах, стоит внедрить CRM, если этого не сделали ранее. В таких системах хранится вся информация о клиенте, контактах с ним и его прошлых заказах — из-за чего менеджеру сложнее забыть или «забыть» о работе. Клиенты и лиды распределяются в CRM по ответственным менеджерам, так легко контролировать реальную работы удаленного менеджера.

Чтобы быстро внедрить CRM, попробуйте один из универсальных вариантов:

• amoCRM — эту систему хвалят за универсальность и понятный интерфейс;
• HubSpot — решение для малого и среднего бизнеса, есть бесплатный пакет, но программа на английском;
• Битрикс24 — платформа с множеством функций, от самой CRM, до движка сайта, есть бесплатный тариф.

Повышение продуктивности

Есть вещь, которая объединяет, пожалуй, всех руководителей: страх, что подчиненные не работают. Невозможность контролировать сотрудников считается одной из главных причин отказа от удаленной команды. Рассмотрим два варианта отслеживания продуктивности работников.

Yaware

Программа для отслеживания рабочего времени. Она следит, какие сайты посещает сотрудник, и какие программы открывает. С Yaware.TimeTracker или аналогичными сервисами руководитель понимает, кто полдня прокрастинировал, а кто усиленно работал. Более того, сотрудники знают, что программа следит и стараются избегать «непродуктивных» сайтов. При этом список продуктивных и непродуктивных сайтов можно выставлять индивидуально, ведь тот же Facebook для одного развлечение, а для другого — рабочий инструмент.

Пример отчета в Yaware

Toggl

По своей сути этот сервис — секундомер, в котором можно указать, на что ушло засеченное время. Мы используем Toggl, чтобы лучше понимать объем типичных задач и оптимизировать затраченное время. Результат можно использовать для отчетов — наш отдел маркетинга каждый вечер отправляет такой руководителю.

В отличие от Yaware и других трекеров активности, здесь фиксируется время на задачи. Например, для подготовки статьи нужно работать в текстовом редакторе и параллельно искать информацию в сторонних источниках. Трекеры скажут, сколько времени сотрудник провел на каждом отдельном сайте. А секундомер Toggl покажет полное время работы, если сотрудник не забудет его вовремя включить и выключить.

Вывод

За последние две недели поменялся образ жизни многих людей, и бизнес-процессы многих компаний. 

При удаленной работе особенно важны инструменты для:

• совместной работы;
• контроля;
• автоматизации.

Если обкатать эти процессы сейчас, с возвращением в офис вы будете работать продуктивнее, чем раньше.