Как мотивировать сотрудников использовать тайм трекер

Фундаментом, на котором строится успех и небольшого проекта, и большого бизнеса, является мотивация, потому что без нее остаются трудно достижимыми:

• реализация целей 
• стабильная продуктивность.

Несмотря на очевидность этого фактов и значимость мотивации как идеи, понятной и работодателю, и сотрудникам, при переводе слов в цифры картина оказывается прямо противоположной ожидаемой.

Подсчитано, что продуктивная работа офисных сотрудников длится в среднем 2 часа 23 минуты. Кто подсчитал, по ссылке, а вот почему так мало и что делать, в статье ниже.

Почему мало 

Прежде чем двигаться дальше, важно оговорить, что такие факторы, как токсичная обстановка, низкая зарплата, личные неблагоприятные обстоятельства влияют на мотивацию сотрудника безусловно и предсказуемо.

В силу что, они требуют комплексного подхода для изменения динамики на позитивную, мы считаем их предметом отдельного обсуждения. 

Напротив, создание мотивации с помощью системы автоматического учета времени довольно просто, так как относится к сфере инструментария, поэтому не потребует решительной перестройки всех бизнес-процессов, как, например, в случае с улучшением моральной обстановки в компании.

Мотивация и рабочее время

Факт #1: Кибер безделье

Основная причина потери времени на работе — это кибер безделье.

Согласно источнику, упомянутому выше, вместо работы на работе сотрудники часто:

Сидят на соцмедиа – 47%

Читают новостные ленты – 45%

Обсуждают работу с коллегами – 38%

Делают кофе – 31%

Делают частые перерывы на перекур – 28%

Отправляют или читают сообщения в мессенджерах – 27%

Выходят перекусить – 25%

Готовят себе ланч в офисе – 24%

Заняты личными звонками- 24%

Смотрят вакансии – 19%. 

Факт #2: Автоматизация  

Кроме этого, при отсутствии автоматизации административной рутины даже в ходе добросовестной работы бизнес обречен на потери. 

Так, AffinityLive, компания, которая специализируется на изучении и предоставлении услуг автоматизации, провела опрос 500 сотрудников: выяснилось, что около 40% сотрудников не подсчитывают время, которое они тратят на чтение почты и ведение переписки. В цифрах игнорирование подсчетов приводит к потере $50,000 в год на человека (и это лишь в результате неэффективного трекинга времени при имейл переписке с клиентами). 

Факт #3: Продуктивность 

Потерянное время всегда приводит в потере продуктивности. Каждый, кто хоть раз страдал от прокрастинации, шла ли речь о каком-то дедлайне или просто о важном событии, которому ваша мотивация по скрытым или явными для вас причинам говорила решительное “нет”, может подтвердить, что продуктивность первой ощущает удар от “времяпотери”. 

Для бизнеса общие потери продуктивности за год складываются в миллионы недополученной прибыли: сотрудники при этом тоже оказываются ущемленной стороной, так как потери в доходах отражаются на суммах зарплат и бонусов. 

Что делать

Техники, которые создают и поддерживают мотивацию, были и остаются в центре внимания экспериментальной социологии и психологии. 

При этом эксперты сходятся во мнении, что одним из самых действенных механизмов поддержки мотивации является прозрачный контроль ―времени. Несмотря на простоту, автоматизация учета времени оказывается одним из самых эффективных методов не только эффективного менеджмента, но формирования мотивации.

Действенность этого метода наблюдается и за пределами офиса: так, результаты уникального эксперимента, который проводил в течение 10 лет испанский ученый Моррис Виллароэль, подтверждают ценность трекинга времени. В частности, фиксация временных затрат и ежедневной активности:

• позволяет принимать более эффективные решения 
• улучшает качество при выполнении заданий на 20% 
• активизирует механизм получения более “интенсивных” впечатления 
• усиливает качество жизненного опыта.

Возвращаясь к теме учета рабочего времени, очевидно, что управлять можно только измеряемыми процессами: именно поэтому данные контроля рабочего времени оказываются оптимальными метриками для менеджмента. 

Трекинг рабочего времени является тем фундаментом, на котором легко выстроить процессы поощрений и дисциплинарных взысканий так, чтобы они стимулировали сотрудников и обеспечивали здоровый рост бизнеса через создание эффективного и справедливого управления. 

Легче всего создать мотивационную систему на пересечении интересов работодателя и сотрудников. 

Если время онлайн активности ―это ваш заработок, тогда мотивация входит в «настройки», так как оплачиваемые часы сами по себе создают стимул бережно относиться к подсчетам, что подтверждает и статистика. 

Удаленные сотрудники, работа которых во многом и стала привлекательной и легкой с точки зрения организации и менеджмента благодаря тайм-трекеру как инструменту, демонстрируют стабильно высокую продуктивность. 

Выбор автоматического способа учета будет оптимальным и в условиях офиса, так как он экономит огромное количество времени и одновременно становится инструментом аналитики. В частности, тайм трекер, помимо автоматического контроля времени, создает прозрачность:   

• при начислении зарплаты 
• при организации проектной работы 
• при планировании.  

Единственная сложность, с которой может столкнуться и управленческий сектор, и сотрудники в ходе внедрения новой системы контроля времени, касается того, что определяется термином «менеджмент изменений». Чтобы перемены были успешными и позитивно повлияли на мотивацию сотрудников, важно: 

• реалистически оценивать имеющуюся картину;
• не бояться выстраивать систему приоритетов по-новому; 
• выбирать эффективную коммуникацию.   

Ниже на примере компании MyLead, которые используют TMetric трекер с 2017 года, мы покажем, как происходила адаптация сотрудников к переменам в области контроля времени, как создавалась мотивационная система и каких результатов добилась компания.  

MyLead: Сценарий использования тайм-трекера 

Слово директору компании Патрику Хоффманну: 

MyLead работает на рынке аффилированных сетей уже более пяти лет, предоставляя услуги посредников между рекламодателями и промоутерами. Изначально компания состояла из двух сотрудников и ориентировалась только на местный рынок. Сейчас это глобальная сеть, предоставляющая услуги по реализации международных проектов в 160 странах. 

Проблемы, с которыми мы сталкивались до того, как начали использовать тайм-трекер.

Компания быстро развивалась. Команда пополнялась новыми людьми, и многие из сотрудников работали удаленно, потому что мы изначально провозгласили удобство сотрудников в тройке главных приоритетов. Однако подсчеты времени оказались камнем преткновения: кроме того, что подсчеты вручную вносили путаницу, для того, чтобы оформить затраты времени в отдельные отчеты требовалось время! Когда штат компании снова пополнился новыми удаленными сотрудниками, мы ощутили, что проблема переросла в системную. 

С этого момента мы начали активно искать инструмент, который бы мог обеспечить точные подсчеты.  

В феврале 2017 проблема была решена: мы начали использовать функционал трекинга и отчетов по времени в TMetric.

Почему TMetric?

TMetric мы выбрали, потому что так было удобно сотрудникам: они использовали Trello and Google Documents, а и этот тайм-трекер было удобно интегрировать. История посещений сайтов тоже сохранялась, и это позволяло начислять бонусы не просто за онлайн-активность, а за реально выполненную работу. 

Как TMetric мотивирует сотрудников

Коль скоро мы используем TMetric уже три года, это само по себе говорит в его пользу. Он ненавязчивый, легко вписывается в любой рабочий процесс. Нам даже не пришлось убеждать сотрудников в том, что этот инструмент необходим в работе. Мы просто начали с того, что сами начали использовать его первыми, чтобы показать, что это прежде всего программа учета, и только потом контроля. 

Кроме того, мы оговорили систему бонусов за высокие показатели активности при выполнении проектов. Данные, которые накапливает трекер, используются для того, чтобы планировать нагрузку. Те сотрудники, которые всегда соблюдают дедлайны, получают более высокие ставки оплаты за свою работу.  

Если говорить о преимуществах трекера, которые создают мотивацию его использовать, то следует упомянуть следующее: 

#1 Быстрое решение всех «бумажных» вопросов

Сотрудники нашей компании в большинстве случаев получают зарплату по количеству отработанных часов. Если раньше на оформление отчетов уходило много времени, потому что потом отчет проверял менеджер, то теперь эта цепочка сократилась: сотрудникам не приходится ждать, так как верстка и отправка отчета занимает несколько минут.

#2 Удаленные сотрудники охотно сотрудничают с нами

Так как TMetric работает даже в оффлайне, удаленные сотрудники точно знают, что данные о выполненной работе сохраняются. Рабочий процесс выстраивается так, как если бы они были в офисе, и технические сложности не мешают им получать оплату за выполненные проекты.  

#3 Доступ к статистике

Деятельность нашей компании разделена на 12 проектных направлений, и каждому присвоены определенные теги. Как только запускается трекер, сотрудник прописывает теги и краткую информацию о задании. Так формируется статистика и портфолио: это позволяет сотруднику видеть картину того, чем, сколько и когда он занимается. Это развивает самодисциплину и экономит время на ведение административной рутины.  

Нельзя не упомянуть и то, что такая статистика бесценна для проект-менеджеров: они получают возможность делать точное прогнозирование и правильно распределять нагрузку в будущих проектах. Вместо тысячи пафосных слов, декларирующих заботу, можно продемонстрировать это справедливым распределением заданий, индивидуальным подходом к каждому и отлаженной системой поощрений, что мы и стараемся делать.

#4 Здоровая психологическая атмосфера

Были те сотрудники, которые воспринимали идею трекинга прежде всего как систему дисциплинарных взысканий. Поэтому в самом начале мы создали инструкцию, которая прописывала правила трекинга. Мы намеренно ни слова не упомянули о штрафах и наказаниях, потому что фокус был прежде всего на экономии времени, ресурсов и удобстве. Декларация позитивного настроя и соблюдение этих правил позволили нам избежать распространения скептического настроения. 

Мы проводим регулярные анонимные опросы по поводу учета времени, чтобы отслеживать изменения в настроении. Даже спустя долгое время опросы неизменно показывают позитивную динамику. 95% сотрудников считают, что использование тайм-трекера скорее положительно влияет на их работу.      

#5 Самоконтроль

С момента запуска TMetric сотрудник может в режиме реального времени отслеживать затраты времени на ту или иную активность онлайн. Мы диктуем только самые общие требования по проекту и дедлайнам. Все, что касается частностей (длина перерыва, приоритетность, статусы заданий) сотрудник контролирует самостоятельно, и результаты подтверждают правильность такого подхода  

В цифрах и фактах картина для нас выглядит так: эффективность нашего бизнеса выросла на 18%, индекс удовлетворенности работой с точки зрения организации процесса увеличился на 17 пунктов. Количество выполненных заданий - область особой гордости, - здесь наши показатели достигли 87%. 

Как шагомер мотивирует двигаться больше, так же и трекер рабочего времени мотивирует быть более последовательным при выполнении заданий: это объясняется идеей, заложенной в трекер как инструмент. Он позволяет мгновенно увидеть личный результат, “создает” цифровое доказательство активности, что не может не поддерживать мотивацию. 

Трекер помогает также избегать так называемой усталости от решений - дело в том, что наш мозг затрачивает одно и то же количество энергии и на принятие больших системообразующих решений, и на принятие рутинных решений. Например, Барак Обама попросту исключил из повестки дня вопрос выбора одежды: это всегда был либо черный, либо темно-синий костюм с белой рубашкой. 

Аналогично, запуск трекера означает, что с этого момента ваши сотрудники могут забыть о необходимости все помнить, чтобы подсчитывать потом. Вообще, по нашему опыту, трекинг времени позволяет:  

• оценить затраты по сравнению с планируемым временем; 
• избежать ловушек прокрастинатора; 
• делегировать обязанности; 
• быть более избирательным в выборе проектов и клиентов; 
• принимать бизнес решения, основанные на конкретных метриках;
• оптимизировать процессы;
• правильно распределять усилия.   

Итог

При злоупотреблении функцией контроля трекер превращается из обычного цифрового офисного инвентаря в механизм для запуска репрессий. Чтобы этого не произошло, необходима грамотная управленческая политика на этапе внедрения тайм-трекера. 

В идеале, тайм-трекер - это взлетно-посадочная полоса для того, чтобы день проходил под девизом «полет нормальный». При правильном применении он становится инструментом, который выполняет роль «облегчителя» офисной жизни в один клик, поддерживает мотивацию, экономит время и освобождает от выполнения рутинной работы.