Личный опыт: как организовать работу на удалёнке

Расскажем о том, как организована работа в команде YouGile. Все наши сотрудники работают удаленно и, конечно, в нашей собственной системе управления проектами YouGile.

Поделимся личным опытом ведения рабочих процессов и покажем доски с задачами из разных отделов.

Как организована наша работа на удаленке

Мы разрабатываем систему управления проектами, где каждая задача это чат и, конечно, все коммуникации и планирование ведем в YouGile. Иногда ради тестов ведем некоторые процессы в конкурирующих продуктах.

Проводим общие еженедельные планерки по понедельникам. Ставим задачи на текущую неделю по всем направлениям: разработка, дизайн, маркетинг, тестирование. Отображаем все на доске «Планирование». За просроченные задачи нас не штрафуют, все основывается на здравом смысле.

Доска недельного планирования

Также каждое утро мы встречаемся с коллегами на 20-минутной планерке, чтобы обсудить, что успешного удалось реализовать вчера, а что предстоит сделать сегодня.

Как организованы рабочие процессы в разных отделах

Отдел разработки

Вот так выглядит доска отдела разработки. Все по спринтам, есть специальный стикер спринтов, по которому можно отфильтровать задачи. По умолчанию выводятся актуальные задачи. Есть беклог, куда попадают идеи и отложенные задачи. Отдел пока небольшой, и все реализовано очень просто, специально не усложняем.

Доска отдела разработки​

Отдел маркетинга

Отдел маркетинга – не совсем обычная доска. На ней идет непрерывный брейншторм и обсуждаются различные методы продвижения. Пока здесь 5 ключевых моментов, на которых решили делать акцент: Контекстная реклама, Видеоролики, Статьи, Email-рассылки и Соцсети. Ключевые задачи также выносятся на доску недельного планирования на всеобщее обозрение.

Доска отдела маркетинга​

Отдел продаж

На базе доски отдела продаж сформирована полноценная CRM-система. Клиенты делятся на категории по состоянию: «Не удалось связаться», «В обработке», «Провести скайп», «Обсуждение оплаты», «Выставлен счет», «Оплатил». Также есть много стикеров: откуда пришел лид, о чем договорились, какой следующий шаг. В работе постоянно находятся несколько сотен карточек. На доске могут работать несколько человек. Чтобы посмотреть задачи каждого менеджера отдельно, можно отфильтровать их по исполнителю.

Техподдержка

Все обращения пользователей, которые к нам прилетают, автоматически попадают в систему на отдельную доску Helpdesk. Техподдержка работает с тикетами и расставляет приоритеты. Также на другой доске составляется общая картина обращений с счетчиками по каждому запросу.

Картина обращений