Легкий старт работы в HubEx: импорт данных в xls

Основная сложность использования новой системы автоматизации бизнес-процессов это перенос текущих данных и информации в новую платформу. В HubEx теперь это можно сделать за несколько часов!

Аннотация

Любая сервисная компания хочет автоматизировать свой бизнес, но переезд в новую систему автоматизации, обычно, это длительный процесс ручного создания сотрудников, клиентов, их оборудования, текущих активных заявок. И-за этого длительного процесса большинство компаний оставляют "всё как есть" и продолжают раз в месяц думать об автоматизации.

Мы в HubEx так же столкнулись с тем, что среднему и крупному бизнесу сложно было "переехать" работать в нашу платформу, поэтому мы предложили нашим клиентам решение, которое их устроило: импорт данных через Excel.

Решение

Мы провели немало встреч в мозговом штурме, чтобы сделать импорт данных понятным каждому, кто хоть однажды открывал Excel документ, и реализовали следующее решение:

1. Чтобы шаблон документа всегда был под рукой мы реализовали импорт через экспорт. Клиенту достаточно перейти в тот раздел, данные в котором он хочет обновить или добавить и нажать на "экспорт". В таком случае он получит документ/шаблон документа, который необходимо заполнить.

Экспортировать можно данные по разделам:

• Заявки;
• Оборудование;
• Сотрудники;
• Компании.

2. Экспортировать можно как пустой документ (шаблон файла), так и документ с текущими, уже заведенными в систему данными.

Далее документ дополняется новой информацией и загружается в систему через кнопку "Импорт".

3. Если вы заполнили пустой шаблон, то все данные импортируются в HubEx, если вы дополнили файл данными - то импортируются только новые данные.

4. И самое главное - если вы допустили ошибки при добавлении информации в .xls документ, то система не загрузит новый файл и сообщит об ошибке, предложив вам скачать документ, в котором проблемные поля будут выделены красным цветом.

Узнать подробности работы нового функционала можно в разделе руководства пользователя.

Выводы

Перед новым функционалом мы ставили 2 основные задачи:

Это должно сильно упростить старт работы с платформой. За один день компания любого размера может начать работу в платформе.

Процесс загрузки данных должен быть простым, удобным и понятным любому пользователю. Если в файле есть ошибки, то клиенту должно быть сразу понятно где он их допустил без обращений в службу поддержки.

На наш взгляд мы достигли поставленных результатов. Но лучше об этом нам скажут наши клиенты, поэтому мы будем рады вашей обратной связи в комментариях.