Лайфхак от INTRUM: Как повысить эффективность своей команды
Это не про атмосферность и печеньки это про то, как тратить меньше времени на раздачу, согласование и контроль задач.
Настройте для сотрудников
1. Автопостановку для однообразных задач
Идеально для рутинных задач. То есть для тех, что повторяются изо дня в день, еженедельно или с любой другой периодичностью. Бухгалтеру — квартальный отчет, менеджеру — обзвон должников. Причем можно сделать так, чтобы задачи "прилетали" сотрудникам не только от руководителя, но и от другого сотрудника, старшего по отделу или просто ответственного.
Профит:
- Экономия времени;
- Избавляет от зависимости "надо помнить". Задача будет поставлена несмотря ни на что.
2. Автопостановку сложных задач
Это про контроль. Некоторые задачи могут требовать особого внимания и строгого соблюдения сроков. Но иногда даже, если он четко обозначен, ответственный может забыть или проигнорировать, потому что задача исходит не напрямую от руководителя, а значит ее можно отложить на потом. Этот бизнес-процесс работает так: допустим, для агентства недвижимости. Есть открытая сделка по продаже квартиры, но этап согласования документов затянулся, потому что "тормозит" юрист. Ему автоматически падает задача где он и постановщик и исполнитель. Если после этого все равно никаких действий не предпринимается, то эта же задача ставится снова, но уже от имени непосредственного руководителя.
Профит:
- Более мощный стимул для сотрудников;
- Контроль со стороны руководителя без необходимости личного присутствия.
3. Автозапуск в работу объекта/сделки
Это работает так: после запуска поэтапно каждому ответственному сотруднику, участвующему в процессе будет ставиться личная задача. Например, менеджеру, юристу, бухгалтеру, курьеру. Сюда же можно включить одобрение и согласование документов.
Профит:
- Контроль этапов сделки;
- Своевременность постановки личных задач ответственным;
- Проверка слабых звеньев и гарантия, что сделка будет доведена до логического завершения. Задача не будет поставлена следующему сотруднику, пока не будет завершена текущая;
- Автоматическая постановка задач, не нужно следить и назначать вручную;
- Сокращение сроков длительности сделок, без искусственного затягивания сотрудниками.
4. Автоматическое согласование документов
В этом случае каждый сотрудник участвующий в цепочке будет, в свою очередь, получать личную задачу на проверку/редактуру/одобрение конкретного документа или проекта.
Профит:
- Избавляет от необходимости искать/ждать ответственных;
- Возможность работать с актуальной версией;
- Без необходимости распечатывать каждый новый/исправленный вариант.
5. Автосоздание заявки/контакта из лида
Если потенциальный клиент оставит свои данные на сайте (заявка на запрос услуги, подписку на рассылку и пр.) они автоматически подгрузятся в CRM уже в виде нового контакта. Но можно пойти дальше, настроив автопостановку задач менеджерам, чтобы лид с вероятностью 100% точно был обработан.
Профит:
- Гарантия, что лид не успеет остыть или потеряться;
Для руководителя можно настроить
Автоматические уведомления о "просроченных" задачах сотрудников
Подходит для руководителей, пребывающих в постоянном цейтноте. Когда нет времени проверять графики и строить отчеты по статусам задач сотрудников. Если кто-то из сотрудников не выполнит свою задачу в срок, руководителю придет оповещение на рабочий стол в CRM, по sms, email или в чате. Вот так
Это удобно еще и тем, что не нужно отвлекаться от своих дел. Всплывающие сообщения фиксируются боковым зрением и не обязывают "бить тревогу" сразу. Приступать к профилактическим мерам можно, когда таких сообщений будет получено слишком много. Причем получать такие уведомления можно не только о задачах, которые поставил сам, но и другими сотрудниками, в т. ч. и личные. И можно настроить, какие из них должны показываться в первую очередь.
Профит:
- Все под контролем;
- И опять-таки экономия времени.
Также можно настраивать приоритетность задач. На степень важности укажет цвет. Менять статусы с "просмотрено", "в работе" до "выполнено" и "удалено". И назначать дедлайны.
Еще можно настроить
Автоматические уведомления о смене статусов сделок
Чтобы отслеживать актуальность сделок, эффективность менеджеров и удовлетворенность клиентов. Также можно настроить приоритетность уведомлений для разных сделок.
Профит:
- Не нужно ждать отчета, чтобы проверить "успеваемость" сотрудников и эффективность процессов в компании.
Умную сортировку писем
Чтобы получать мгновенные уведомления с экспресс ссылкой на нужно письмо. И не посвящать часть своего рабочего времени постоянной проверке почты. Как и в случае с уведомлениями о статусе задач сотрудников, они будут приходить в виде всплывающих слайдов, которые можно отслеживать периферическим зрением. Приоритетность оповещений для писем можно настраивать.
Профит:
- Экономия времени;
- Гарантия не пропустить важное письмо.
Все эти бизнес-процессы в CRM можно настроить самостоятельно или, в случае затруднений, обратиться за помощью в техподдержку.
Комментариев пока не было