Без сервисов - день немыслим. Управление бизнес-процессами в агентстве маркетинговых стратегий.

Как успевать контролировать сотрудников в любую минуту и быстро реагировать на более 25 одновременных запросов от клиентов? Распределять свое время и работу правильно помогают сервисы, созданные именно для этих целей.

Ответит на эти вопросы и расскажет, какие инструменты использует в работе, владелец агентства стратегического маркетинга Предлог Александр Патушинский.

Предлог сегодня - это:

• маркетинг для 19 компаний синхронно;
• основные клиенты - портфельные компании Сколково, РосНано и ФРИИ;
• консалтинг для Tele2, Омникомм, AVON и других известных брендов;
• 10 образовательных программ в год.

Команда добилась таких результатов благодаря схеме работы по KPI удобной клиентам. Растет число лидов и продаж из-за правильно настроенной рекламы - растет доход агентства. Таким образом, замотивирована команда, и клиент поддерживает оплату за результат.

Как удается решать параллельно 100+ задач, быстро реагировать на запросы клиентов, грамотно делегировать работу между сотрудниками при помощи разных сервисов рассказывает Александр.

"С момента создания агентства и постепенного набора команды я понимал, что оптимизация ресурсов - это не просто красивый речевой оборот, а цель на начальном этапе работы.

Так, я стал собирать разные мнения по поводу использования систем, которые автоматизируют задачи, сделки с клиентами, общение в команде, учет проектов и финансов, стал тестировать и изучать каждый сервис.

И вот к чему пришел. ТОП моих ежедневных сервисов для бесперебойной работы.

Общение внутри команды.

Бытовое и проектное общение внутри команды организовано в Slack. Каждый клиент или бизнес-процесс — отдельный “Thread” (с англ. - “нить”). Структура каналов и иерархия “Тредов” настолько прижилась, что любые попытки рабочего общения вне Slack создают дискомфорт. Все дружелюбно воспринимают рабочее общение в Slack, так как это понятный мессенджер для работы, где не смешивается личное пространство и рабочие вопросы - как это бывает в случае использования мессенджеров WhatsApp и Telegram.

Голосовое общение у нас происходит в Zoom. Сервис для проведения конференций обеспечивает нас полным комплектом функций для совместной работы: HD-видео (в том числе, в трансляциях экрана) и высококачественный звук, а еще у него интуитивный  простой интерфейс и быстрое чистое соединение.

С клиентами мы общаемся в Skype. Это уже прижившийся у всех способ удаленного общения. Качество связи иногда оставляет желать лучшего, интерфейс не для всех функций удобен, но он часто выпускает обновления, надеюсь, вскоре мы увидим новый приятный и технологичный продукт, которым пользуются миллионы.

У большинства сотрудников Apple Mac, поэтому почтовая переписка осуществляется через Mail.app. В ряде случаев прибегаем к Яндекс.Почте.

Работа с проектами.

Задачи мы ведем в Trello, создавая индивидуальную доску для каждого клиента. Методология может быть разной, в зависимости от проекта. Обычно это или классический канбан или план, разбитый помесячно. Trello прост и понятен клиентам, это его главный плюс.

База знаний — WikiMedia. Это самый простой, быстрый и бесплатный инструмент. До Confluence мы, кажется, еще не доросли. В ней мы храним рабочие инструкции, скрипты и статьи вроде “технологический стек Предлога”.

Текстовые документы, таблицы, хранение и обмен файлами, все основные документы — Google Документы. Мы почти полностью исключили офисный пакет из работы и не перестаем этому радоваться.

Чтобы не упустить важные даты мы используем Google Календарь. В нем отмечаются встречи с клиентами, отпуска и конференции, на которые планируем идти. Как и в случае с почтовыми клиентами, мы нашли достаточных аргументов за использование сервисов от внешних разработчиков.

Дэшборд проектов ведем в AirTable. С ее помощью руководство агентства может за минуту посмотреть статус проекта, NPS клиента, последние отчеты, выполнение KPI, горящие задачи и многое другое.

CRM у нас тоже в AirTable. У нас ни сейлзов, ни большого количество входящих запросов. Мы просто адаптировали базу данных АТ под свои нужды и синхронизируемся по продажам на планерках 1 раз в 2-3 дня.

Клиентам мы интегрируем amoCRM или Битрикс24, являясь их партнерами.

Немного об управление финансами.

С недавнего времени я использую Seeneco для учета финансов. Так как у нас проектная деятельность, часто бывают предоплаты по этапам работ, важно делить оплаты по проектам и контролировать сумму поступлений. До этого я доверял таблице excel, вручную забивал данные и помечал, кому сколько я должен выплатить, сколько денег должно поступить на счет и в какие даты. Это занимало много времени, не хватало рук, не всегда успевал вносить цифры и периодически учет запускался, приходилось искать счета, все заново перепроверять, восстанавливать.

Что мне дает Seeneco: автозагрузка операций со счета, распределение платежей по категориям, планирование выплат и поступлений по датам, отдельный допуск сотрудников к сервису, которые могут вбивать данные по своим клиентам. Программа подсказывает, в какой день мне может не хватить денег для платежей, какой клиент более рентабельный, какой проект стал убыточным и нужно пересмотреть модель работы с такими. Для меня - это полная замена финансиста. Я понимаю, что происходит с деньгами бизнеса, глядя на один дашборд. Для меня, как для руководителя, сервис закрыл массу проблем.

Доверяйте онлайн-сервисам.

Эти сервисы накопились за последние 4 активных года работы. Каждый из них прошел путь от ненависти и неприятия до искренней любви и полного понимания ценности. Без них наш бизнес превращается в хаос, который генерирует ошибки и недовольства. В день мы обрабатываем около 25 входящих клиентских задач разного уровня сложности и их обработка бесконечно важна и невозможна без текущего стека.

Тестируйте, примеряйте под свой бизнес, обрастайте своими полезными для работы сервисами.

Всем автоматизации и больших проектов!”

Александр Патушинский,

директор агентства стратегического маркетинга Предлог.