Без сервисов - день немыслим. Управление бизнес-процессами в агентстве маркетинговых стратегий.

Как успевать контролировать сотрудников в любую минуту и быстро реагировать на более 25 одновременных запросов от клиентов? Распределять свое время и работу правильно помогают сервисы, созданные именно для этих целей.

Ответит на эти вопросы и расскажет, какие инструменты использует в работе, владелец агентства стратегического маркетинга Предлог Александр Патушинский.

Предлог сегодня - это:

  • маркетинг для 19 компаний синхронно;
  • основные клиенты - портфельные компании Сколково, РосНано и ФРИИ;
  • консалтинг для Tele2, Омникомм, AVON и других известных брендов;
  • 10 образовательных программ в год.

Без сервисов - день немыслим. Управление бизнес-процессами в агентстве маркетинговых стратегий.



Команда добилась таких результатов благодаря схеме работы по KPI удобной клиентам. Растет число лидов и продаж из-за правильно настроенной рекламы - растет доход агентства. Таким образом, замотивирована команда, и клиент поддерживает оплату за результат.


Как удается решать параллельно 100+ задач, быстро реагировать на запросы клиентов, грамотно делегировать работу между сотрудниками при помощи разных сервисов рассказывает Александр.


"С момента создания агентства и постепенного набора команды я понимал, что оптимизация ресурсов - это не просто красивый речевой оборот, а цель на начальном этапе работы.




Так, я стал собирать разные мнения по поводу использования систем, которые автоматизируют задачи, сделки с клиентами, общение в команде, учет проектов и финансов, стал тестировать и изучать каждый сервис.

И вот к чему пришел. ТОП моих ежедневных сервисов для бесперебойной работы.


Общение внутри команды.


Бытовое и проектное общение внутри команды организовано в Slack. Каждый клиент или бизнес-процесс — отдельный “Thread” (с англ. - “нить”). Структура каналов и иерархия “Тредов” настолько прижилась, что любые попытки рабочего общения вне Slack создают дискомфорт. Все дружелюбно воспринимают рабочее общение в Slack, так как это понятный мессенджер для работы, где не смешивается личное пространство и рабочие вопросы - как это бывает в случае использования мессенджеров WhatsApp и Telegram.


Голосовое общение у нас происходит в Zoom. Сервис для проведения конференций обеспечивает нас полным комплектом функций для совместной работы: HD-видео (в том числе, в трансляциях экрана) и высококачественный звук, а еще у него интуитивный  простой интерфейс и быстрое чистое соединение.

С клиентами мы общаемся в Skype. Это уже прижившийся у всех способ удаленного общения. Качество связи иногда оставляет желать лучшего, интерфейс не для всех функций удобен, но он часто выпускает обновления, надеюсь, вскоре мы увидим новый приятный и технологичный продукт, которым пользуются миллионы.


У большинства сотрудников Apple Mac, поэтому почтовая переписка осуществляется через Mail.app. В ряде случаев прибегаем к Яндекс.Почте.


Работа с проектами.


Задачи мы ведем в Trello, создавая индивидуальную доску для каждого клиента. Методология может быть разной, в зависимости от проекта. Обычно это или классический канбан или план, разбитый помесячно. Trello прост и понятен клиентам, это его главный плюс.


База знаний — WikiMedia. Это самый простой, быстрый и бесплатный инструмент. До Confluence мы, кажется, еще не доросли. В ней мы храним рабочие инструкции, скрипты и статьи вроде “технологический стек Предлога”.


Текстовые документы, таблицы, хранение и обмен файлами, все основные документы — Google Документы. Мы почти полностью исключили офисный пакет из работы и не перестаем этому радоваться.

Без сервисов - день немыслим. Управление бизнес-процессами в агентстве маркетинговых стратегий.


Чтобы не упустить важные даты мы используем Google Календарь. В нем отмечаются встречи с клиентами, отпуска и конференции, на которые планируем идти. Как и в случае с почтовыми клиентами, мы нашли достаточных аргументов за использование сервисов от внешних разработчиков.


Дэшборд проектов ведем в AirTable. С ее помощью руководство агентства может за минуту посмотреть статус проекта, NPS клиента, последние отчеты, выполнение KPI, горящие задачи и многое другое.


CRM у нас тоже в AirTable. У нас ни сейлзов, ни большого количество входящих запросов. Мы просто адаптировали базу данных АТ под свои нужды и синхронизируемся по продажам на планерках 1 раз в 2-3 дня.

Клиентам мы интегрируем amoCRM или Битрикс24, являясь их партнерами.



Немного об управление финансами.


С недавнего времени я использую Seeneco для учета финансов. Так как у нас проектная деятельность, часто бывают предоплаты по этапам работ, важно делить оплаты по проектам и контролировать сумму поступлений. До этого я доверял таблице excel, вручную забивал данные и помечал, кому сколько я должен выплатить, сколько денег должно поступить на счет и в какие даты. Это занимало много времени, не хватало рук, не всегда успевал вносить цифры и периодически учет запускался, приходилось искать счета, все заново перепроверять, восстанавливать.


Что мне дает Seeneco: автозагрузка операций со счета, распределение платежей по категориям, планирование выплат и поступлений по датам, отдельный допуск сотрудников к сервису, которые могут вбивать данные по своим клиентам. Программа подсказывает, в какой день мне может не хватить денег для платежей, какой клиент более рентабельный, какой проект стал убыточным и нужно пересмотреть модель работы с такими. Для меня - это полная замена финансиста. Я понимаю, что происходит с деньгами бизнеса, глядя на один дашборд. Для меня, как для руководителя, сервис закрыл массу проблем.


Доверяйте онлайн-сервисам.


Эти сервисы накопились за последние 4 активных года работы. Каждый из них прошел путь от ненависти и неприятия до искренней любви и полного понимания ценности. Без них наш бизнес превращается в хаос, который генерирует ошибки и недовольства. В день мы обрабатываем около 25 входящих клиентских задач разного уровня сложности и их обработка бесконечно важна и невозможна без текущего стека.

Тестируйте, примеряйте под свой бизнес, обрастайте своими полезными для работы сервисами.

Всем автоматизации и больших проектов!”


Александр Патушинский,

директор агентства стратегического маркетинга Предлог.

Упомянутые сервисы

Seeneco Полноценный сервис для управления финансами бизнеса: Учет, финансовая аналитика и отчетность, планирование и организация расчетов.
Полноценный сервис для управления финансами бизнеса: Учет, финансовая аналитика и отчетность, планирование и организация расчетов.
Zoom Сервис для видео и веб-конференций, вебинаров и других онлайн-встреч.
Сервис для видео и веб-конференций, вебинаров и других онлайн-встреч.
Slack Онлайн-сервис для командной коммуникации с мгновенным поиском и мощной системой интеграции с иными платформами.
Онлайн-сервис для командной коммуникации с мгновенным поиском и мощной системой интеграции с иными платформами.
Airtable Сервис работает как электронная таблица, но даёт мощь базы данных, чтобы организовать информацию.
Сервис работает как электронная таблица, но даёт мощь базы данных, чтобы организовать информацию.
Посмотреть всё

1 комментарий

Добавить комментарий

Больше интересного

Актуальное

Автоматическое создание документов в Мегаплане
Конструктор CRM — очередной модный термин или разрушитель стереотипов?
Из веб-чата — сразу в CRM: Re:plain теперь интегрирован с Zapier
Ещё…