Чек-лист: что сделать интернет-магазину, чтобы онлайн-касса не привела ФНС

В конце октября 2018 директору ростовского интернет-магазина «Ласпик.ру» позвонил вежливый сотрудник ФНС и уточнил адрес регистрации магазина. Потом он сообщил, что по этому адресу не зарегистрирована онлайн-касса. «Не поставите кассу на учёт — больше предупреждать не будем. Оштрафуем». Это реальная история нашего нового клиента.

Когда интернет-магазин уже работает с онлайн-кассой, вычислить нарушение 54-ФЗ ещё проще — касса сама всё «расскажет» ФНС. Чтобы этого не случилось, мы подготовили небольшой чек-лист.

Вот как должно быть.

1. Касса поддерживает ФФД 1.05. Это формат фискальных документов, который учитывает предоплату, авансовые платежи и многое другое. Он отменяет предыдущий формат 1.0. Понять, какой формат поддерживает касса, можно разными способами. Например, посмотреть чеки в личном кабинете ОФД или отчет об открытии смены. Или отчет о регистрации, как на «Эвоторе».

Если ФФД устаревшей версии 1.0, нужно обновить прошивку кассы (кассовое ПО) — самостоятельно или в сервис-центре. Фискальный накопитель (ФН) можно не менять. Перерегистрировать кассу тоже не нужно.

1 января 2019 года кассы с ФФД 1.0 автоматически снимут с учета, ФН заблокируют. Налоговая увидит, что теперь вы без кассы, при этом заявления на ликвидацию магазина не поступало. Это повод для проверки и штрафа.

2. НДС в чеке — 20%. С 1 января ставка 18% недействительна, все, кто работает с НДС, обязаны обновить прошивку кассы. Лучше спросить у поставщика, как это сделать. Некоторые модели обновятся автоматически в 0:00 1 января, другие придется отнести в сервис или вызвать специалиста. Одни производители обновляют бесплатно, другие попросят 2000 рублей за каждую кассу. Можно следить за новостями от производителей на этом форуме.

Если НДС не поменять, касса продолжит работать, но будет показывать заниженный налог. ФНС может оштрафовать на 10 тысяч за каждый неправильный чек.  

3. Печатать чек доставки. Даже если покупатель оплатил товар на сайте полностью, курьер должен выдать при передаче товара. Так рекомендует ФНС в своих методических рекомендациях.

Исключения — абонементы и проездные. Клиенту не надо пробивать чек каждый раз, когда он приходит в бассейн, спортзал или танцевальный класс.

Чек доставки в приложении для фискальных регистраторов и смарт-касс GROTEM / Express. Курьер печатает чек на ноль рублей, при этом в чеке указано, что покупатель внёс предоплату 10 тыс. руб.

4. Для каждого чека — своё место расчета. Это адрес покупателя: квартиры, офиса и так далее. Не путайте с неизменным адресом расчёта, то есть вашего интернет-магазина. Он тоже есть в чеке, как и электронная почта магазина.

5. Не печатать больше 20 чеков в день на «курьерской» кассе. Налоговая может подумать, что вы заранее пробиваете чеки на одной кассе для всех курьеров, а так нельзя. Поэтому еще нужно следить, чтобы в чеках было разное время.

6. У вас несколько курьерских касс? Тогда должно быть несколько ИНН кассиров (курьеров) в чеках. Иначе налоговая решит, что у вас неоформленные сотрудники и вы не платите за них налоги и взносы.

7. Доставка на аутсорсе, кассы не ваши? Проверьте, как курьерская служба работает с ФФД 1.05. В чеках должны учитываться все сценарии оплаты, которые у вас есть: предоплата, аванс, частичный расчет, кредит. Лучший способ проверить — сделать контрольную закупку: оплатить покупку на сайте и дождаться курьера с чеком.

8. Арендуете облачную кассу? Уточните, будут ли они печатать с 1 января чеки на предоплату.

Коротко:

1. Большинство рисков связано с ФФД 1.05. Лучше потратить немного времени на его изучение. Проще всего — записаться на бесплатный вебинар, где можно задать вопросы. Их организуют производители кассы и кассового ПО — например, GROTEM.

2. Стоит проверить договор с курьерской службой и сервисом облачных касс. Вы думаете, что они несут всю ответственность за выполнение 54-ФЗ, но часто в договорах есть лазейки, из-за которых ФНС придёт к вам, а не к ним.

3. Не всё так страшно. Скорее всего, ФНС не налетит, как вихрь, на тех, кто запутался в ФФД 1.05. После 1 января дадут какое-то время наладить печать правильных чеков. Бояться нужно интернет-магазинам без кассы — они обязательны с 1 июля 2017-го.