Дзен от INTRUM CRM: как планировать время и все успевать
Возьмите любую книгу по тайм-менеджменту и примерно к десятой странице вам порекомендуют записывать свои планы на день, неделю, месяц или год в блокнот. И это не потому что авторы грешат плагиатом, а потому что это базовая истина, проверенная веками и километрами исписанной бумаги и чернил. Думаете это только для педантов, значит у вас либо мало текущих дел и они пока помещаются в голове, либо вас еще не посетил дядюшка Альцгеймер. Это радует. Ну а для всех остальных ручка, блокнот и личный секретарь. Или... высокие технологии.
В интернете можно найти много специальных программ планировщиков, в Intrum тоже есть отдельное приложение — Календарь и напоминания.
Как это выглядит
По сути это органайзер, только электронный и более удобный само собой. В нем также можно записывать дела на каждый день для себя или, если вы руководитель, и для сотрудников тоже. Но самое вкусное в том, что он еще умеет делать напоминания о ближайшем событии — всплывающее окошко, если вы онлайн, или по sms/email, если нет.
Можно выбрать вариант календаря: таблица.
или доску с виртуальными стикерами.
Чтобы добавить напоминание, нужно кликнуть на тип и дату. И в новом окне выбрать параметры: название события, участников, время, дату, тип (регулярное или разовое) и установить напоминание.
Использовать календарь можно как в рабочих так и в личных целях. Планировать дела и создавать напоминания например с привязкой к карточке объекта, клиента, сделки. Личные: заехать в шиномонтаж, забрать вещи из химчистки, купить продукты по пути с работы (список прилагается), не забыть ребенка в детском саду, поздравить дядю Васю с днем рождения.
Задачи можно делить на
- важные
- важные, но не срочные
- можно сделать, но не обязательно, катастрофы не будет.
Время и периодичность напоминания тоже настраивается. Например, для дяди Васи с пометкой раз в год, а для покупки продуктов — каждую неделю, если вы ответственное лицо.
Настроить уведомления на случай офлайн. Установить время оповещения либо однократно, либо через определенный интервал, за час, 5 минут. Лишь бы было удобно.
Можно привязывать запланированные дела к конкретной дате/числу/дню, поход в кино, на концерт, поездки по работе, путешествия. Особенно выручает, когда приходится работать над несколькими проектами одновременно и, помимо рабочих задач, помнить про свидание с любимой девушкой, звонок родителям или предстоящий велотур по Европе. В календаре видно какие дни свободны, а в какие полная загрузка. Можно перекидывать задачи и выравнивать свой график.
Как утверждают гуру тайм-менеджмента, то, что не записано, наш мозг автоматически зачисляет в базу необязательных дел. Нужно приучить себя записывать свои дела:
- регулярно — так выработается привычка,
- систематично — от важного к неважному или наоборот;
- и последовательно от дела к делу, избегая пресловутой многозадачности.
Тем более психологами доказано, что при работе над двумя тремя задачами мозг все время вынужден переключаться и перестраиваться, а на это уходит больше времени, чем, если выполнять задачи последовательно. Исключение, можно разбавлять сложные задачи более простыми мелкими, и так отвлекаться, если впали в ступор в поисках решения и нужно отвлечься. Так что планируйте свои дела с умом и с помощью современных технологий.
Комментариев пока не было