Дедлайн близко или успеть за 24 часа: используем инструменты совместного редактирования

Однажды

И вот однажды, когда трое (а это, между прочим, уже добрая половина) из нашей команды уехали в командировку, перед нами по закону подлости поставили срочную задачу. Она заключалась в том, чтобы буквально за один день придумать и написать приличный сценарий для рекламного ролика нашего продукта (появилась выгодная возможность запустить рекламу и упускать ее было нельзя). Ну и как быть в такой ситуации, когда одна часть команды просто не может участвовать в живом обсуждении?

Использовать Skype, электронную почту, различные мессенджеры? Можно, конечно, но не настолько эффективно, чтобы сразу приступить к созданию и редактированию документа. А вот если сейчас вам на ум пришли различные онлайн-редакторы, то мыслите вы в верном направлении.

Могу сразу сказать, что мы используем онлайн-редакторы OnlyOffice, так как зачастую нам приходится работать с большими документами, которые весят по много мегабайт и содержат кучу картинок, таблиц и иже с ними. А эти редакторы позволяют просматривать и редактировать подобные файлы максимально комфортно. Ну и, конечно, можно смело использовать разные диаграммы, автофигуры, формулы, Text Art объекты и так далее (в нашей профессии без креатива точно не обойдешься). Плюс еще одно важное для нас преимущество — разнообразные возможности совместного редактирования.

Итак, что именно может предложить ONLYOFFICE любителям командной работы?

• 2 режима совместного редактирования
• Комментирование
• Чат
• Рецензирование

2 режима совместного редактирования

Мы использовали «Быстрый режим». Принцип его действия весьма прост: мы все вместе редактируем документ в режиме реального времени и каждый из нас сразу видит, кто и что пишет, хотя точнее будет сказать, печатает. Продуктивность повышается прямо-таки в разы.

Если обстоятельства складываются иначе и у вас есть гораздо больше времени, или вам вдруг захотелось поработать более сосредоточенно, можно переключиться на Строгий режим. Тогда уже никто не сможет увидеть, что же такого интересного вы там печатаете (как Кащей над златом чахнете), пока вы не сохраните все свои изменения. Это применимо и в обратную сторону: все, что печатают остальные, будет недоступно для ваших глаз, пока все изменения не будут сохранены другими пользователями.

Комментирование

Эта функция пригодилась нам, когда мы замечали в тексте ошибку или у кого-то появлялась идея, как лучше выразить уже написанное. При этом комментарий можно оставить к любому фрагменту текста (это может быть и отдельное слово, и целое предложение, и даже несколько абзацев). Все остальные могут затем увидеть оставленный комментарий, при необходимости отредактировать или ответить на него.

Когда все вопросы по конкретному фрагменту улажены, можете спокойно закрыть обсуждение комментария, ну или удалить его, если он уже начал мозолить вам глаза. Как видно на скриншоте, можно отключить отображение всех или только решенных комментариев в тексте. Тут все опять же по вашему усмотрению.

Чат

Чат в самом документе оказался для нас просто бесценным, ведь так гораздо легче договариваться о том, кто и что делает, чем открывать какой-либо сторонний мессенджер или вообще, например, писать друг другу на электронку.

Таким образом, не засоряя драгоценный документ, можно общаться с другими пользователями, предлагать на ходу новые идеи, обмениваться мнениями и даже спорить с коллегами — не самое приятное занятие, но иногда и такое случается. И все это без отрыва от производства. Только стоит учитывать, что сообщения в чате сохраняются в течение одной сессии редактирования, так что сразу переносите все самые важные идеи в документ.

Рецензирование

Полезная функция, когда необходимо, чтобы ваш шедевр (без всякой иронии) проверил кто-то за рамками команды, кто-то, кто не участвовал в создании документа и может оценить его свежим взглядом.

В нашем случае этим кто-то оказался менеджер проектов, который всегда просматривает такие вещи перед утверждением начальством. Мы предоставили ему доступ к созданному файлу с правами рецензирования. Проверив наше творение, он внес замечания и предложения без редактирования и отравил нам на окончательную доработку. Кстати, принять или отклонить предложенные рецензентом исправления, вы решаете сами. Мы вот, например, согласились практически со всеми.

Что же, благодаря онлайн-редакторам OnlyOffice наша команда успешно справилась со сценарием для ролика, несмотря на то, что нас разделяло расстояние. Ну а мне остается только пожелать вам не срывать дедлайны и всегда укладываться в сроки.